こんにちは。公認会計士の金森俊亮です。本日は名刺管理について記事にしようと思います。
名刺交換を頻繁にする方は名刺が貯まってしまって、必要な時に取り出せないという方も多いのではないでしょうか。
本日と明日で、名刺管理に困っている方に対して、私の管理方法を紹介することで、何かの解決の糸口になれば良いなと思っています。

名刺管理の必要性

特に若手会計士の場合は、お客さんに荷物発送の手配をすることが多く、送付先の住所や部署名等を名刺から情報を吸い上げる必要があります。その他、電話やメールを送付する際にも名刺を確認することがあるのではないでしょうか。
私が監査法人時代によく見たのは、クリアケースになっている名刺フォルダをロッカー等に入れて置き、必要に応じてロッカーから引っ張りだしてきて、探すという方です。
今でもこの方法をとっている方は多いのではないでしょうか？ただ、このやり方だと以下のような問題点があります。

• 事務所にいないと名刺を見れない
• 名刺を探す時に1枚1枚探さないといけない
• 紛失する恐れがある

私は、入社した時から、名刺管理はデジタルで管理をしてきました。
その方法を紹介しようと思います。

入社から4年目くらいまで

私はこの期間、キングジムの名刺管理端末にお世話になっていました。
最初に導入したのは、「ピットレック　DNH10」という端末でした。今の後継はDNH11になるようですね。
この端末は、カメラが付いており、名刺を撮影し、写真で保管をしておくというものでした。写真は会社名ごとにフォルダ分けができました。
ただし、反応が悪く操作性は悪かったですね。まぁ今から10年前ですと、みんなガラケーを使っているような時代で、サクサク動く端末自体がほとんどない時代でしたから、、
しかし、これを入社から使用していたことで、名刺を持ち歩く必要はなくなり、端末だけ持ち運べばいつでも名刺を確認できるのは非常に楽でしたね。

4年目から7年目くらいまで

私はこの期間もキングジムにお世話になりました。使った端末は「ビズレージ　DNX100」という端末です。
これは、名刺を一枚ずつ写真撮影するのではなく、スキャンをしていくものになります。
そして、スキャンした名刺は、PDFの文字読み取り機能である、OCRである程度、会社名・部署名・氏名・電話番号を認識してくれるというものでした。
ただし、認識の精度はあまり良かったわけではありませんでした。。
また、キングジムは名刺管理アプリ「DA-1モバイル」というアプリを展開しました。入社から使用していたDNH10のデータもアプリで引き継げましたので、名刺データはスマホで確認することができるようになりました。
ここらへんから、名刺管理のために、別途端末を持ち歩く必要もなく、名刺がたまってきたら、スキャンしてスマホで確認するというサイクルが出来上がりました。

少し長くなりましたので、本日の記事は以上となります。
明日、7年目以降と実際の有用性を書いていきたいと思います。
また、明日お楽しみにしていただければと思います。それでは、次の記事にて。