こんにちは。公認会計士・税理士の金森俊亮です。
昨日まで二日に渡って、私のEvernoteの使い方について、記事にしました。
本日は、私がScansnapで読み込ませてEvernoteでPDF化し、保存しているものを記事にしたいと思います。

名刺

一番読み込ませているものは間違いなく名刺です。
名刺管理については、以前も記事にしましたが、何も考えずにひたすら読み込ませていました。今は、名刺管理はeightにその座を譲りましたが、2年半で700枚弱の名刺を読み込んでいます。
名刺は、読み込んだら、そのままにしておけば良いです。OCR機能が働くので、会社名や名前の検索をするだけで、該当名刺を抽出してくれます。

定期刊行物

定期刊行物も、入手した後、裁断機で裁断した後にPDF化してEvernoteに読み込みを行なっています。Suumoや競馬関係（個人的に馬レターが好きです。）の刊行物です。
これらは、放っておくと意外とスペースを取られます。そのため、早め早めにPDF化して、裁断したものは資源ゴミとして出しています。
こういったものはたまーに読み返したくなる時があるのですが、その際にPDF化しておくと便利です。

家に届くチラシ

チラシも基本的には、不要な物が多いと思います。しかし、PDF化しておくと意外なところで役に立つことがあります。
特に今年は、近所の飲食店のテイクアウト関係のチラシが入ることが多く、そのチラシはPDF化しておくと、頼みたい時に見返せるので、便利です。
その他、私は不動産関係のチラシもPDF化していることが多いです。こういったものも、後日見返すと意外な発見があったりします。

年賀状

毎年、数は多くはないのですが、複数名と年賀状のやりとりをしています。こちらから送る年賀状もPDF化して保存していますし、あちらからもらった年賀状も保存しています。こうすることで、昨年は誰に送って、誰からもらったかを簡単に整理することができます。
年に一回しかやらないからこそ、PDF化して、すぐ見返せるようにしておくと、便利ですね。

領収書等、確定申告に必要な資料

確定申告で使用する領収書についても、万が一のためにPDF化しています。
例えば、保険料控除の書類や住宅ローン控除の書類をPDF化してスキャンしています。こういった登場頻度が少ない書類は、送付されてきたらすぐにPDF化して、所定の位置に保管するのが良いです。
年末調整で数値を入力する際にも、PDFを見ながら入力をしておき、後日原本とともに提出すれば良いのは非常に楽です。

契約書・保険証書

家の賃貸契約書や各種保険の証書もPDF化をしておくと、いざという時に内容を見返せるので、非常に楽です。
特に保険証書は、家の購入の際に今まで加入している保険の洗い出しを行ったりと、意外な場面で使用することがあります。
年に1回、見るかどうかわからないけど、保管が必要で、家の奥底に眠っている書類は、PDF化をしておくと非常に便利です。

取扱説明書

購入した家電等の取扱説明書もPDF化をしておくと便利です。
最近は、各家電メーカーがホームページ上でPDFを公開しています。
そのため、スキャニングする必要もなくなってきましたが、そのPDFをEvernoteに保管しておくと良いでしょう。
こういった説明書も、見当たらなくなってしまうものですし、予期しない時に参照をしたくなるものです。

ノート

私は、業務上のノートは、ニーモシネ(Mnemosyne）というノートを使用しています。このノートはミシン目で切り離せるようになっているため、ある程度溜まったら、ミシン目から切り離して、PDF化しています。
この時のコツは、タイトルにクライアントコードを入れておくことです。そうすることで、OCRの検索がしやすくなります。
ノートは肌身離さず持たないと、読みたい時に読み返せなく、不便な時があります。しかし、PDF化しておけば、ノートを持っていなくてもiPhoneからでもiPadからでもいつでも読み返せるので、非常に便利です。

本日の記事は以上となります。
私がPDF化しているものを一覧化してみましたが、結構たくさんの種類の書類をPDF化しているなと思いました。
PDF化する書類のキーワードとしては、普段あまり見る必要のない書類だが、予期しない時に確認を必要とする書類です。
こういった書類は、確認したい時にすぐ見れずに探すのに時間を取ることも多いと思いますので、PDF化しておくと便利だと思います。

それでは次回の記事で会いましょう。